Estas soluciones permiten centralizar los gastos de los colaboradores, establecer límites de uso y monitorear las transacciones en tiempo real, reduciendo procesos manuales como rendiciones y reembolsos.

La gestión de gastos continúa siendo un desafío para muchas empresas, especialmente cuando sus colaboradores deben realizar compras, contratar servicios o financiar viajes por motivos laborales. En estos casos, el uso de tarjetas personales, efectivo y posteriores procesos de rendición y reembolso todavía forma parte de la operación de muchas organizaciones.

Frente a esta realidad, las herramientas digitales buscan cambiar la manera en que las compañías administran sus recursos. Entre ellas destacan las tarjetas de crédito corporativas, que permiten entregar medios de pago a los colaboradores y, al mismo tiempo, mantener el control de los gastos desde una plataforma digital.

Estas soluciones permiten establecer límites, definir políticas de uso y monitorear las transacciones en tiempo real, además de centralizar la información financiera y automatizar procesos asociados a las rendiciones y conciliaciones.

“Las tarjetas de crédito corporativas permiten que las empresas entreguen autonomía a sus colaboradores para realizar gastos, pero manteniendo el control sobre cómo se utilizan esos recursos. A diferencia de los métodos tradicionales, permiten definir límites y políticas de uso, monitorear los gastos en tiempo real y automatizar procesos como las rendiciones y conciliaciones, entregando mayor trazabilidad a las áreas de Finanzas”, explica Juan Francisco Monte de Oca, Sales & Marketing Director de Mendel.

Esta tendencia también comienza a tomar fuerza en Chile. A principios de este año, Banco BICE, Mendel y Visa lanzaron una tarjeta de crédito corporativa diseñada exclusivamente para empresas en el país, combinando un medio de pago con una plataforma tecnológica para gestionar y controlar los gastos corporativos.

Del reembolso al control en tiempo real

Uno de los principales cambios de este modelo está en la forma en que las empresas entregan recursos a sus equipos. En lugar de que un colaborador utilice su tarjeta personal y posteriormente solicite un reembolso, la compañía puede entregar tarjetas físicas o virtuales y establecer previamente las condiciones de uso.

Así, el control del gasto comienza antes de realizar una compra y no después, cuando el trabajador presenta una rendición. La empresa puede definir qué recursos están disponibles, establecer límites y mantener visibilidad sobre las transacciones a medida que ocurren.

Para las áreas financieras, esto significa contar con información más oportuna y centralizada para supervisar el uso de los recursos.

“Para las áreas de Finanzas, el cambio está en pasar de revisar los gastos una vez que ya ocurrieron a poder gestionarlos desde el origen. La tecnología permite establecer previamente cómo pueden utilizarse los recursos y, al mismo tiempo, contar con la información de cada transacción de manera centralizada”, explica Monte de Oca.

Menos rendiciones y más automatización

La trazabilidad es otro de los elementos que diferencia a estas soluciones. Al concentrar las transacciones en una misma plataforma, las empresas pueden reducir tareas manuales relacionadas con la recopilación de comprobantes, las rendiciones y las conciliaciones.

Esto cobra especial relevancia en organizaciones con múltiples áreas y colaboradores que realizan compras de manera frecuente. Contar con información consolidada permite identificar dónde se concentran los gastos, cómo evolucionan y qué patrones aparecen en el uso de los recursos.

Con esta información, los equipos financieros pueden tomar decisiones con mayor rapidez y contar con una visión más completa de los gastos de la organización.

“Estamos viendo una evolución en la forma en que las empresas administran sus gastos. El desafío ya no es solamente digitalizar una rendición, sino reducir la cantidad de procesos manuales que existen alrededor de cada gasto. La tendencia apunta a que las áreas de Finanzas puedan tener mayor control y visibilidad desde el momento en que una transacción ocurre”, señala Alejandro Zecler, cofundador y Co-CEO de Mendel.

El avance de estas herramientas refleja un cambio en la gestión financiera de las empresas: pasar de controlar los gastos después de que ocurren a administrarlos desde el origen, con mayor información, trazabilidad y capacidad de decisión.

Sobre Mendel

Mendel es una plataforma de Latinoamérica para la gestión de gastos y viajes corporativos, impulsada por inteligencia artificial. Su solución permite a las organizaciones centralizar pagos, controlar gastos y mejorar la visibilidad financiera, simplificando operaciones y reduciendo procesos manuales.

La compañía tiene presencia en Chile, México, Argentina y Colombia, y cuenta con más de 1.000 empresas clientes, entre ellas FEMSA, MercadoLibre, Arcos Dorados y KPMG. Mendel busca impulsar la transformación de la gestión financiera de las empresas en la región.